Muốn cải cách hành chính: Hãy bắt đầu từ công tác văn phòng

Vì vậy, để cải cách hành chính nâng cao hiệu lực hoạt động của các cấp chính quyền, nên chọn VP làm nơi triển khai đầu tiên.

“Siêu bộ siêu sở”

Nhiều người gọi đùa VP là “siêu bộ siêu sở”. Vì sao vậy?

Trong hoạt động ban hành văn bản, có loại do cấp trên chỉ đạo VP nghiên cứu, lấy ý kiến, làm tờ trình ký, ban hành; có loại do cơ quan hoặc ngành chuyên môn tham mưu trình ký. Với loại thứ hai, nếu xử lý không tốt sẽ gây nhiều ách tắc. Có khi VP ngâm, tự ý sửa bổ sung, phớt lờ cơ quan chuyên môn v.v... dẫn đến những sai sót đáng tiếc, văn bản ban hành chất lượng kém, chậm trễ. Để tránh tình trạng này, cơ quan chuyên môn và chuyên ngành cần chịu trách nhiệm hoàn toàn nội dung văn bản, như vậy mới nâng cao trách nhiệm của cơ quan chuyên môn, VP có trách nhiệm về thể thức văn bản hay tập hợp những ý kiến còn khác nhau khi văn bản liên quan đến nhiều ngành, để tìm tiếng nói chung hoặc trình lãnh đạo quyết định. Muốn vậy, cần ban hành qui chế xử lý mối quan hệ giữa VP với cơ quan chuyên môn. Hầu hết VP các nơi hiện vẫn chưa xây dựng được qui chế. Thiếu quy chế nên VP tự ý sửa văn bản của cơ quan chuyên môn mà không cần trao đổi, hoặc “ngâm” văn bản vô thời hạn.

Giải tỏa ách tắc “nút cổ chai”

Nhiều người ví VP như cái “cổ chai”. Mọi ách tắc trong hoạt động hành chính thường xảy ra ở đoạn “cổ chai” này. Để hóa giải, hoạt động trình ký cần thực hiện theo hướng phi tập trung hóa. Nhưng phi tập trung hoá thế nào để không mâu thuẫn với chế độ thủ trưởng? Đó là vấn đề chính. Phải có nhiều đầu mối được trình lên lãnh đạo. Các đầu mối này phải có địa vị pháp lý, chế độ trách nhiệm, chịu trách nhiệm cuối cùng về câu chữ, nội dung văn bản và được chánh VP ủy quyền ký tắt vào văn bản theo quy định của thông tư 33/BT ngày 10-12-1992. Các đầu mối trình ký phải là người chịu trách nhiệm quản lý toàn diện hoạt động của các chuyên viên thụ lý hồ sơ thuộc lĩnh vực trình ký. Cần có quy chế quy định các bước trong khâu trình ký về thời gian, biện pháp thẩm tra, yêu cầu nói rõ chính kiến. Số đầu mối không được nhiều nhưng không quá ít, đủ bảo đảm cho việc phi tập trung hóa giải tỏa được ách tắc tại “nút cổ chai”.

Cần quy chế hoạt động chuyên viên

VP cần có đội ngũ chuyên viên (CV). Trong thực tế, CV đang là bộ phận gây nhiều tai tiếng nhất. CV hoạt động như thế nào? Thường thì lãnh đạo giao nghiên cứu một vấn đề nào đấy hoặc thụ lý, nghiên cứu trình xử lý một vụ việc cụ thể. Nếu CV không trung thực, thiếu am hiểu công việc, thiếu kiểm tra của lãnh đạo, thì đây là khâu dễ phát sinh tiêu cực. Chỉ cần lách các quy định, thêm bớt một chữ thì bản chất sự việc đã thay đổi hoàn toàn.

Tuyển chọn CV, tiêu chuẩn đầu tiên là phải có trình độ, đạo đức, tận tụy. Càng là CV ở cơ quan cấp cao, càng yêu cầu cao về đạo đức, chuyên môn. Tiếp đó, phải đặt nặng công tác kiểm tra, giám sát, có người lãnh đạo trực tiếp tổ, nhóm, không vị nể, tránh kiểu “đệ tử quan thầy”.

Phải xây dựng quy chế hoạt động cho đội ngũ CV quy định việc tiếp nhận, xử lý, ban hành văn bản, càng chi tiết càng tốt. Phải kiểm soát đầu vào, đầu ra, địa chỉ thụ lý hồ sơ, thời gian, các khâu văn bản phải đi qua, tăng cường áp dụng công nghệ thông tin, hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO-9000.