Đầu tư một hệ thống quản trị doanh nghiệp (DN) tích hợp (Enterprise Resources Planning - ERP) để quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của một DN thường rất tốn kém, chưa kể phải cần quy trình triển khai chặt chẽ, ngoài khả năng của các DN nhỏ. Hiện nay, các giải pháp quản lý chạy trên nền web như một phần mềm online (mini ERP) giúp DN quản lý các quy trình hoạt động của công ty từ tài chính, nhân sự, tiếp thị... cho đến dự án; tiết kiệm chi phí, có thể truy cập dữ liệu từ bất cứ nơi đâu thông qua Internet, không cần cài đặt.
Phù hợp với DN nhỏ
Ông Phạm Anh Việt, chủ cửa hàng Comsport.vn, chia sẻ: “Thời gian đầu, do kinh phí hạn hẹp, tôi rất lúng túng trong việc chọn phần mềm ứng dụng để quản lý cửa hàng và tăng doanh số. Qua tư vấn, với 6 triệu đồng/3 năm, tôi đã tìm được một công ty thiết kế trang web cho cửa hàng, tích hợp nhiều tính năng như: tiếp thị qua email, SEO (tối ưu hóa công cụ tìm kiếm), quản lý đơn hàng, hàng tồn kho, sản phẩm bán chạy và doanh thu thống kê theo từng giai đoạn... Giờ đây, phần lớn dữ liệu công việc được cập nhật trực tiếp lên bộ quản trị web; cuối mỗi tuần, tôi lưu về máy cá nhân một lần”.
Ông Nguyễn Trọng Hải, Phó Giám đốc Công ty Bazan Travel Việt Nam, cho biết các giải pháp quản trị DN tích hợp trên nền tảng phần mềm online rất tiện lợi, không cần phải cài đặt trên từng máy tính mà chỉ cần truy cập vào địa chỉ duy nhất để sử dụng các chức năng. Hiện nay, nhân sự của các bộ phận kế toán, sản xuất, bán hàng... của công ty có thể dùng điện thoại di động, máy tính bảng truy cập trực tiếp vào phần mềm để xử lý công việc. “Mặt khác, khi nâng cấp phần mềm online, chúng tôi chỉ làm 1 lần trên máy chủ chứ không cài đặt từng máy” - ông Hải nói.
Theo ông Nguyễn Hoàng Dũng, Giám đốc Nguyễn Dũng Construction (quận 2, TP HCM), trước đây chỉ với 40 nhân viên, DN phải tốn hơn 100 triệu đồng trang bị hệ thống phần cứng, các phần mềm chuyên dụng cho từng khâu quản lý nhân lực, kế toán, vật liệu xây dựng..., chưa kể nhân sự làm các khâu này. “Sau khi chuyển đổi sang giải pháp mini ERP, chúng tôi giảm khoảng 1/2 chi phí, giảm nhân sự ở vài bộ phận, giúp quản lý hiệu quả những dự án xây dựng ở các tỉnh xa” - ông Dũng cho biết.
Chi phí rẻ
Trên thị trường hiện có nhiều giải pháp mini ERP dành cho DN Việt Nam do các công ty trong nước cung cấp như: Greensoft ERP (Greensoft), ARMIS (MISA), Biframework ERP (Biframework), HiStaff Tinh Vân (Tinhvan Consulting), EFFECT-ERP (Green Effect Software), Junsky.ERP (Junsky Software)... Các công ty nhỏ hay cửa hàng muốn dùng ERP miễn phí thì có những ERP mã nguồn mở miễn phí trên mạng: Adaxa, ERP5, JFire, OpenERP, WebERP... nhưng cần tùy biến cho phù hợp với nhu cầu sử dụng. Chi phí đầu tư các phần mềm online ERP rất phù hợp cho các DN nhỏ. Đơn cử, 1 DN có dưới 50 người dùng (user) thì chi phí khởi tạo sử dụng phần mềm khoảng 3-5 triệu đồng, phí thuê bao sử dụng phần mềm trong 1 năm khoảng 5-7 triệu đồng, phí nâng cấp phần mềm từ 3-5 triệu đồng. Nếu cần đào tạo cho nhân sự sử dụng thành thạo phần mềm cũng chỉ vào khoảng 5 triệu đồng cho 1 khóa đào tạo trực tiếp tại DN, chi phí dung lượng sử dụng nâng cấp thêm trung bình 1 GB khoảng 100.000-300.000 đồng. Như vậy, chưa kể nhân sự, phần cứng (máy tính), đường truyền internet... mỗi năm 1 DN nhỏ dưới 50 user chỉ tốn khoảng 10-20 triệu đồng cho 1 giải pháp ERP toàn diện. Trong khi đó, với giải pháp cài đặt từng phần mềm như trước đây thì chi phí cao hơn gấp nhiều lần.
Bên cạnh những tiện ích mang lại từ ERP thì nhiều DN nhỏ vẫn có mối lo lắng về bảo mật dữ liệu. Đây là vấn đề luôn gây khó khăn và tốn kém cho DN. Ông Mai Công Nguyên, Tổng Giám đốc FPT IS ERP, cho biết: “Khi chọn hệ thống mini ERP, các DN dù là DN dịch vụ (ít lo ngại về bảo mật dữ liệu) hay các DN có nhu cầu cao về bảo mật dữ liệu, thông tin cũng không nên quá lo lắng về vấn đề bảo mật. DN cần chọn giải pháp ERP có sử dụng một tiêu chuẩn bảo mật mạnh, mới nhất để giữ cho thông tin luôn an toàn. Các ERP cung cấp cho DN cần đạt các chứng chỉ về bảo mật như ISO 27001/27002, hỗ trợ mã hóa SSL (Secure Sockets Layer) 128bit, Advanced Security (mã hóa thông tin trao đổi giữa lớp trung gian và cơ sở dữ liệu), cơ chế theo dõi và kiểm soát (Auditing), cơ chế xác nhận 2 bước (two phase commit)... Ngoài ra, DN cũng nên tự trang bị các giải pháp bảo mật riêng (thông tin, phần cứng, phần mềm...) tại chính DN để hỗ trợ, tăng cường bảo mật khi sử dụng các ERP”.
Quản lý hiệu quả từ xa
“Các giải pháp ERP rất phù hợp cho các DN nhỏ, DN bán hàng qua internet vì có thể kiểm soát được lượng hàng đã bán, kế toán và giám đốc có thể biết ngay doanh thu ngay khi khách hàng thanh toán. Với các DN có nhiều chi nhánh, đại lý ở xa nhau có thể cập nhật ngay số liệu, báo cáo về công ty, có thể xuất các hóa đơn, trao đổi thông tin nhanh chóng dù nằm cách xa nhau. Với công ty chúng tôi, chi phí đầu tư cho giải pháp này chỉ bằng khoảng 60% so với giải pháp đầu tư mua thiết bị phần cứng, phần mềm chuyên dụng truyền thống”- ông Nguyễn Trọng Hải nói.
